Política de tratamiento de datos personales

Establecer el procedimiento por el cual se hace el tratamiento de los datos personales en cumplimiento de la ley de habeas data mencionada.

Esta política de tratamiento de datos personales se aplicará a todas las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de Connecta Global Logistics S.A.S.

Cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se estará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de la política de tratamiento de información.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales.

Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información a un receptor que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Legalidad: el tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás disposiciones que las desarrollen.
• Finalidad: la finalidad del tratamiento debe ser legítima e informada al Titular.
• Límite razonable: se limitará el almacenamiento y procesamiento de datos personales a lo esencialmente necesario para cumplir los propósitos previamente especificados de la relación de negocios y los fines autorizados por el Titular.
• Libertad: los datos personales solo pueden ser tratados con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial.
• Veracidad: la información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se debe garantizar el derecho del Titular a obtener información sobre sus datos personales cuyo tratamiento sea realizado por Connecta Global Logistics S.A.S.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular o por las previstas en la Ley.
• Seguridad: la información debe manejarse con las medidas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos son reservados y solo se pueden suministrar en los términos de la Ley.
• Incorporación sistemática: los principios de protección de datos personales se implementarán en todos los procesos y procedimientos de la actividad comercial de Connecta Global Logistics S.A.S.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito, conforme al artículo 10 de la ley.
• Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se incurrió en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Como responsable del tratamiento de datos, Connecta Global Logistics S.A.S. ha adoptado procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, la autorización para el tratamiento e informar cuáles datos serán recolectados, así como todas las finalidades específicas para las cuales se obtiene el consentimiento.

Se entenderá que el Titular ha otorgado autorización cuando esta se manifieste:

• por escrito;
• de forma oral; o
• mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización respectiva. En ningún caso el silencio será entendido como una conducta inequívoca.

No obstante, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; casos de urgencia médica o sanitaria; tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

El consentimiento se entiende de forma positiva; es decir, que si algún usuario no desea que se utilicen sus datos deberá manifestarlo, para que Connecta Global Logistics S.A.S., mediante la revocatoria, dé la supresión del dato.

El Titular puede en todo momento solicitar a Connecta Global Logistics S.A.S., como responsable del tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. No obstante, la solicitud de supresión y/o revocatoria no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de Connecta Global Logistics S.A.S.

Connecta Global Logistics S.A.S. realizará el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades:

• Suministrar información a cualquier entidad pública o privada que requiera la información personal de los funcionarios que haya sido suministrada, incluyendo usos para actividades de promoción y prevención, estudios estadísticos, sociodemográficos, verificación en centrales de riesgo, administración de recursos humanos y lo asociado a la legislación laboral, en ejercicio de los deberes y derechos de la empresa y los trabajadores.
• Suministrar información a cualquier entidad pública o privada que requiera la información personal de todo proveedor, cliente o tercero que la haya suministrado, incluyendo usos para promoción y prevención, estudios estadísticos, sociodemográficos, verificación en centrales de riesgo y toda actividad propia del comercio relacionada con las autoridades que vigilan la actividad de los comerciantes.
• Realizar, por cualquier medio, de forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude y cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros.
• Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
• Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas.
• Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.
• Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por Connecta Global Logistics S.A.S.
• Cumplir las obligaciones contraídas con nuestros clientes, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social.
• Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.

El Titular de los datos personales o quien esté debidamente autorizado podrá formular solicitudes y consultas para conocer la información personal que repose en Connecta Global Logistics S.A.S., solicitar la actualización, modificación, rectificación o supresión de los datos cuando haya lugar, y solicitar copia de la autorización otorgada.

Estas consultas se podrán realizar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento que motiven nuevas consultas. Podrán formularse por medio escrito dirigido a www.connectaglobal.co o al correo electrónico hola@connectaglobal.co.

La consulta será atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla en ese término, Connecta Global Logistics S.A.S. lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté debidamente autorizado podrá revocar la autorización para el tratamiento de datos y presentar reclamos cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de Connecta Global Logistics S.A.S. relacionados con el tratamiento de datos personales, de acuerdo con estas políticas o con la Ley de Protección de Datos Personales.

El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en los siguientes eventos: por decisión unilateral, libre y voluntaria, cuando no exista una obligación legal o contractual que imponga el deber de permanecer en la base de datos; y cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento se incurrió en conductas contrarias al ordenamiento.

Lo anterior, sin perjuicio de las normas que Connecta Global Logistics S.A.S. debe observar en materia de retención documental para el cumplimiento de obligaciones formales. En consecuencia, se suprimirán los datos o se suspenderá su uso cuando haya lugar, respetando las normas de conservación documental aplicables.

El Titular o quien esté debidamente autorizado podrá formular reclamos en relación con el tratamiento de sus datos personales cuando considere que la información debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos.

La formulación de reclamos deberá realizarse por medio escrito dirigido a Medellín, Calle 8 A Sur # 82 B – 16, o al correo electrónico hola@connectaglobal.co. El reclamo deberá contener como mínimo:

• Identificación del Titular de los datos personales;
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo;
• Datos de contacto y ubicación del Titular (dirección, teléfono, celular, correo electrónico, etc.); y
• Los documentos o pruebas que soportan la reclamación. En caso de no contar con esta información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo.

Si el reclamo está incompleto, Connecta Global Logistics S.A.S. solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin que se presente la información, se entenderá que ha desistido del reclamo y se procederá a su archivo. Se cuenta con un término de quince (15) días hábiles para atender el reclamo, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderlo en ese término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El área de servicio al cliente de Connecta Global Logistics S.A.S. es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular de los datos personales relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato personal y revocar la autorización. Asimismo, velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de la empresa. Para los funcionarios, estos podrán remitirse al área de gestión humana de su unidad de negocio.

La presente política de tratamiento de la información personal rige a partir del 1º de enero del año 2020 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.